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24/07/2022

Eventi online. Come organizzarli e gestirli al meglio

Sette consigli tra promozione, strategia, strumenti

In questo articolo:

  • Perchè il digitale?
  • Occhio alla piattaforma da scegliere.
  • Attenzione a data e orari.
  • Promozione, promozione, promozione…
  • Il dietro le quinte? Fondamentale.
  • Mai sottovalutare l’engagement.
  • E se la gestione dell’evento fosse integrata con l’area marketing?
  • Dubbi? Contattaci!
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Redazione

Riunioni aziendali, presentazioni, tavole rotonde virtuali, corsi formativi, webinar, eventi metà digitali e metà in presenza, interviste sul web…Ormai organizzare eventi online e parteciparvi è parte della nostra routine lavorativa, e non solo. Ma quali sono gli elementi da tenere in considerazione quando si organizza un evento digitale? In questo articolo abbiamo raccolto per te qualche consiglio e strumento per progettare eventi online impeccabili.

Perché il digitale?

Quando si parla di comunicazione la strategia è importante. Per prima cosa cerca di capire se la piattaforma digitale è la più adeguata per realizzare l’evento che hai in mente. La domanda da farti è semplice: perché vuoi organizzare un evento? Qual è lo scopo? Creare vantaggi in termini di awareness (cioè far conoscere meglio il  brand), acquisire nuovi leads, stringere accordi, informare, fare rete…? Inoltre pensa ai contenuti e focalizzali in base al settore in cui opera l’azienda: qual è lo strumento più efficace per veicolarli? Chi è il tuo target? Vuoi creare un evento live e interattivo oppure in differita, registrandolo?

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Gli eventi digitali hanno ovvi limiti. A tutti piace ancora guardarsi negli occhi mentre si parla di affari o formazione. Ma sul piatto della bilancia sono da inserire anche risvolti positivi. Il più evidente? Il budget: estremamente contenuto rispetto a un evento in presenza.

Occhio alla piattaforma da scegliere.

Se dopo un’analisi hai optato per un evento digitale, la prossima domanda da porti è su quale piattaforma crearlo. Esistono versioni libere Zoom, Google Meet, Streamyard e Whereby. Se però la necessità è quella di personalizzare o brandizzare l’evento sono presenti anche versioni a pagamento, con maggiori funzionalità. Scegli l’una o l’altra esattamente come sceglieresti una location fisica, ossia in base ai requisiti specifici di cui hai bisogno.

Attenzione a data e orari.

Sembra una banalità, eppure è questa scelta che può decretare il successo o l’insuccesso di pubblico di un evento, in presenza come online. L’ottica da adottare non deve essere la tua ma quella del tuo target. Pensa a chi ti rivolgi e a quali sono gli impegni della categoria sociale o professionale a cui vuoi parlare. Per farla breve: se organizzi un corso di aggiornamento per cuochi professionisti, meglio evitare gli orari dei pasti, giusto? Assicurati inoltre che non vi siano eventi competitor che potrebbero interferire con la partecipazione. Altro aspetto da considerare: l’evento che vuoi organizzare sarà a pagamento o gratuito per il pubblico?

Promozione, promozione, promozione…

Anche online la concorrenza è tanta, anzi tantissima. Scegli il tuo pubblico e fagli sapere del tuo evento utilizzando una strategia multicanale. Fai capire perché è utile partecipare. Usa i canali che hai a disposizione e scegli quelli più adatti alla promozione, adattando per ciascuno di essi i contenuti a livello di racconto, tone of voice e prospettiva. Crea aspettativa e dettaglia in maniera chiara il programma, in modo che i partecipanti sappiano cosa aspettarsi. Studia una strategia attraverso un piano editoriale particolareggiato. Usa social, sito internet, newsletter, blog, adv…Fai content marketing di qualità: prima, durante, dopo.

Come?

  • Prima: creando attesa e comunicando.
  • Durante: condividendo il più possibile l’evento su diversi canali.
  • Dopo: tirando le somme e creando contenuti free da scaricare.

Per promuovere un evento online crea una landing page in cui dare tutte le informazioni relative all’evento: giorno, orari, piattaforma, scaletta, modalità di iscrizione, eventuali costi… Ricordati di aggiornarla sempre con eventuali novità o cambi di programma. Vuoi scoprire come scrivere in maniera efficace sul web? Il nostro articolo Consigli di scrittura online per il business (e non solo) è quel che fa per te.

Il dietro le quinte? Fondamentale.

Esattamente come negli eventi in presenza è importante curare la comunicazione tra i vari relatori, la definizione di task precisi e la creazione di un networking. Meglio affidare le redini a una sola persona, l’event manager, in grado di tenere le fila tra tutti i vari attori coinvolti. Scegli degli speaker brillanti e preparati, in grado di mantenere alta l’attenzione e fornire spunti di riflessione agli ascoltatori. Assicurati che tutti siano attrezzati (sembra una banalità, ma non sempre lo è), che sappiano utilizzare le piattaforme scelte e non dimenticare di condividere con i relatori tone of voice e scaletta. Pianifica contenuti accattivanti, snelli, utili e di valore. Meglio ancora se inediti.

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Redazione

È il momento di essere creativi. La stessa presentazione noiosa dal vivo, online può diventare disastrosa, con rischio di scollegamento altissimo. Per correre ai ripari sfrutta tutte le potenzialità dell’online, progetta uno storytelling creativo, usa immagini, contamina, interagisci.

Mai sottovalutare l’engagement.

Crea interazioni, cambi di ritmo, mantieni viva l’attenzione, stimola gli utenti a fare commenti, domande, interventi…Specialmente online è importante non tenere fuori il pubblico e non essere autoreferenziali. Sii dunque il più coinvolgente possibile e metteti al servizio dello spettatore comunicandogli ciò che per lui può essere davvero interessante. E alla fine dell’evento, non scordarti di chiedere un feedback.

E se la gestione dell’evento fosse integrata con l’area marketing?

Per facilitare il lavoro dell’area marketing una buona soluzione per creare e gestire dalla A alla Z un evento online è quello di ricorrere a applicazioni dedicate come, per esempio, Nikè EV, un canale di comunicazione che crea un filo diretto tra reparto marketing e clienti, per tenerli sempre aggiornati su corsi, eventi commerciali e iniziative digitali legate ai prodotti e al loro utilizzo.

Riccardo Giusti
CEO Giusti Software

Abbiamo progettato Nikè EV per rispondere all’esigenza delle imprese di creare eventi online orientati al marketing, fornendo un servizio integrato ai dati aziendali. Le possibilità legate a Nikè EV sono svariate: un sistema automatizzato di registrazione e conferma delle partecipazioni e di recall nei giorni precedenti l’evento online, la gestione del credito, il rispetto della privacy, il monitoraggio post evento...Tutto semplice, veloce e a portata di smartphone.

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